PA-Kickan

• Tänk rätt. Skilj på sak och person. Ditt uppdrag är att bedöma arbetsprestationer - inte människor.

• Stålsätt dig. Inse att du inte kommer att kunna göra alla nöjda. Räkna med att några blir besvikna.

• Håll ut. Räkna inte heller med någon förståelse. Det handlar om att göra en bedömning som chef och det måste du kunna stå för. Ställ krav. Utan engagemang i ledningen blir det svårt för dig att agera. Din roll i löneprocessen ska vara tydlig.

• Kräv en lönemodell. Det ska finnas en lönemodell, en tydlig lönepolicy, med tydliga belöningskriterier.

• Finn gränserna. Ta reda på var gränserna går för ditt uppdrag. Ditt mandat måste vara tydligt, annars urholkas din auktoritet gentemot medarbetarna.

• Farfar, ja tack? I många verksamheter tillämpas farfarsprincipen. Det innebär att det är chefens chef som slutgiltigt fastställer lönen.

• Be om avlastning. Lönesamtal tar tid, både att förbereda och genomföra. Se till att du har avlastning, så att inte lönesamtalen ökar din arbetsbelastning för mycket.

• Kontrollera makten. Har du befogenhet att dela ut andra belöningar än bara löneökningar?

• Tänk på att: Som lönesättande chef är du arbetsgivare, det vill säga du har ingen att skylla på.

Två personer med mångårig erfarenhet från lönesättning gav i varsin kommentar till artikeln sin syn på vad som är den största utmaningen kring att sätta löner, se nedan.

Snart pensionär:
"Jag har satt löner under drygt 15 år och jag tycker att det är en svår, allvarlig och viktig uppgift. Vi utarbetade lönekriterier tillsammans med de fackliga organisationerna och har haft uppföljningssamtal, lönesamtal m.m. Den största svårigheten tycker jag har varit att motivera varför duktiga medarbetare inte kan få lönehöjningar över snittet år efter år. Det finns ju en stor skillnad i hur mycket lön som betalas ut varje månad. Detta att man redan har en lön som ligger betydligt högre än flertalet beror ju på att man är duktig och förväntas göra bra ifrån sig. Man ligger således på rätt nivå och kan inte kräva att höjningen i procent ska vara över snittet år efter år. Pedagogisk svårighet att skilja lönenivå och höjning."

Stefan:

"Jag har samma åsikt. De flesta anser att höjningen speglar prestationen. Att förklara då för någon som har hög lön som toppresterar att den inte kommer att få en ytterligare stor höjning är pedagogiskt svårt. För att komma runt det försöker jag just som 'Snart pensionär' skriver att visa på att det är lönenivån som speglar vad jag anser om personens prestation. Löneförhöjning är en väg dit. Har man hög lön i förhållande till snittet i gruppen/marknaden så innebär det att man har högre krav på sig att prestera."

Planera noga innan - hur många ni ska vara, miljö och hur du ska inleda. Bestäm vad ni vill ha för rykte, en viktig del är nämligen att sälja in företaget och tjänsten. Tänk på att ge ett professionellt intryck. Det är viktigt att ha läst på om personen!

Uppvärmning

Intervjun börjar när man tar i hand. Få personen att känna sig välkommen, erbjud en te/kaffe. Tala om ramarna för intervjun, tid och så vidare.


Intervjun börjar redan när man tar i hand. Bild: abo.fi

Fri berättarfas

"Vad vet du om oss?", "Vad tänkte du när du läste annonsen?" Sedan berättar man om företaget och rollen.

Preciseringsfas

Faktafrågor och följdfrågor

Kontrollfas

Klargörande frågor, checka upp, påträngande frågor

Information / avrundningsfas

Ge information, be om frågor, svar på frågor

Avslutningsfas

Vad händer härnäst? När kan kandidaten räkna med att höra från oss. Håll vad du lovat.

Har du alltid undrat hur chefen tänker som sätter lön?

Vi pratar just nu lön i skolan, något som även behandlades under Lönedilemmat i februari. Temat går igen i flera av våra kurser; till exempel i personalarbetets innehåll och processer (PIP:en), i arbetsrätten och i IT-kunskapskursen. På detta sätt byggs broar mellan kurserna i utbildningen, samtidigt som utbildningen även syftar till brobyggande mellan teoretisk kunskap och praktisk erfarenhet i relation till förväntningarna i arbetslivet. Jag känner för ett långt inlägg nu, det har nämligen öppnats en helt ny värld för mig. Jag har lärt mig mer om lön den här veckan, än i hela mitt liv!

Vi fick en definitionen av lön som lyder ersättning för utfört arbete. En viss prestation leder till en viss belöning. Det finns ju en mängd olika branscher och jobb, därför tar man vid lönesättning hänsyn till fyra faktorer:

- Lönestruktur
- Lönepolicy
- Lönekriterier
- Individ

- Hur ser lönestrukturen ut på företaget? Detta är kopplat till marknaden. När företaget bestämmer sina lönenivåer behöver det ta hänsyn till den lön som betalas för arbeten av andra aktörer på samma marknad, dvs den marknad som företaget konkurrerar med. Vill företaget konkurrera med högre löner eller kan företaget konkurrera om bra arbetskraft utan att betala höga löner? Vill man premiera en viss yrkesgrupp som ligger efter lönemässigt?

- Lönepolicyn är en del av företagets personalpolitik och utgår ifrån företagets grundläggande värderingar. Det handlar om hur företaget lönesätter, till exempel att man ska följa rådande lag och avtal och hur man värderar olika kompetenser. Principen lyder ju tyngre befattning, desto högre lön. Med hjälp av system kan man jämföra olika befattningar med varandra. Man skapar jämförbara kriterier - befattningar som man relativt sett kräver lika av ska belönas lika, till exempel en viss typ tekniker respektive en viss typ administrativ personal. Det handlar också om huruvida företaget tillämpar individuell lönesättning.

- Med hjälp av lönekriterier får medarbetaren reda på vilka krav och förväntningar som ställs på denne. Uppgifter är fördelade på medarbetarna utifrån verksamhetsplanen. Varje medarbetare ska också få reda på hur dessa arbetsuppgifter ska utföras, utifrån prestation och beteende. Vid individuell lönesättning är målformulering och lönekriterier avgörande.

- Individen spelar en viktig roll i hur väl hon/han anpassar sig till krav och förväntningar i tjänsten. Både prestation och beteende är avgörande vid bedömning av dennes kompetens. Olika verksamheter behöver olika kompetens, men också olika beteende, olika inställning till arbetet.

I stort kan man säga att lönesättning handlar om två saker:
Hur mycket är befattningen värd?
Hur väl presterar individen inom sin befattning?

Det senare kan individen påverka genom att veta vilka kriterier; på vilka grunder som denne kommer att bedömas. Utslaget ges i form av en viss procentuell höjning vid den årliga lönerevisionen. Ja det förstnämnda går också i princip att påverka; rimligtvis går det att välja vilket yrke man vill satsa på.

Praktiskt går lönerevision till på följande sätt:
Chefen har en lönepott som ska fördelas individuellt. Hon/han ska dels ta hänsyn till den strukturella ökningen och dels premiera goda arbetsprestationer. Vid utvecklingsamtalet sätts individuella kriterier för medarbetaren. Genom att sätta mål har indivden något att förhålla sig till; det blir också tydligt vad denne ska göra för att bidra till verksamhetens mål. Vid lönesamtalet ett år senare, utvärderas det individen skulle ha uppnått. Målen mäts och en ny lön meddelas och motiveras. Alltså;
1) Sätta mål
2) Utvärdera mål

Utgångspunkten är att om alla medarbetare når sina mål, når organisationen också sitt verksamhetsmål. Att bestämma lönekriterier och bedöma utifrån dessa är ett kapitel för sig, så det återkommer jag till i ett senare inlägg.

HR:s roll i detta är att stötta i frågor om lönesättning när någon nyanställs och vid lönerevidering. HR ska säkerställa att lönen sätts utifrån företagets lönestruktur och lönepolicy samt förse cheferna, som håller i samtalen, med verktyg och mallar.

Lönen fastställs på objektiva grunder genom lönestrukturen och lönepolicyn. Cheferna ska också göra en subjektiv bedömning. Utifrån de individuella lönekriterierna görs en bedömning och det går inte att komma ifrån att denna är subjektiv. Det är därför HR:s uppgift att också stötta cheferna i att våga göra denna bedömning. Det är dock viktigt att chefen står för företagets policy och värderingar och inte - som ibland är förekommande - skylla på HR. Chefen med personalansvar ska ta samtalet och äga sitt beslut - det är de avlönade för att klara!

Det finns en missuppfattning att det går att förhandla sig till en lön vid lönesamtalet. Även i media förekommer denna myt; i lönerevisionstider skriver de artiklar av typen "så här säger du för att få en högre lön". Det handlar om vad du gjort före lönesamtalet - lönepåslaget ska vara kopplat till din prestation. Lönerevision innebär att man ser bakåt.

Att vara frånvarande av andra skäl än tjänstledighet (till exempel sjukfrånvaro, föräldraledighet) ska inte påverka negativt vid en lönerevision. Möjligen finns det mindre att bedöma; personen har inte varit på plats i samma utsträckning och kunnat synliggöra sin arbetsprestation, men individen har ändå rätt till en rimlig del av lönepotten.

Så här tänker chefen alltså, om det går rätt till:
Lön revideras utifrån egna individuella mål satta i ett utvecklingssamtal.

Efter två hektiska pluggveckor är nu äntligen helgen här - thank god it's Friday. Trevlig helg!

Vi lärde oss att göra PowerPoint-presentationer och jag upptäckte en massa fina bilder i ClipArt-galleriet. Bild: ClipArt.

Då var tentan avklarad och det känns som det gick bra, yay. Veckan är dock inte över än, imorgon har vi förhandlingsspel, på torsdag muntlig presentation och på fredag inlämning av rättsfallscase.. tills några i klassen bad att få det lite framskjutet på grund av en sån överbelamring den här veckan.. Måndag kväll ska caset in nu istället.

Vill förmedla ett mycket trevligt youtube-klipp. Ett team bestämmer sig för att muntra upp morgonsura rusningstrafikanter - och med en enkel men finurlig high five-operation får de tusentals tunnelbaneresenärer att le. Blir så glad av sånt här. Lookie lookie.

Som tur är har man ett privatliv som inte alls behöver vara som ens arbetsliv. I arbetslivet är mina principer bergfasta, mina deadlines är döviktiga. Den privata, fria Kickan däremot... Hon tenderar att skjuta upp saker. Oftast in i det sista. Det brukar gå bra ändå, jag fokuserar som allra bäst mot slutet när det verkligen gäller.

Så bra, nu har jag en städad lägenhet. Den står sig nog tills det är dags för arbetsrättstenta...


Tentaångest. Dammsuga = lycka.

1. Planering. Se till att ha att göra-listor. Där kan du lätt få tillfredsställelse genom att bocka av uppgifter. Plocka sönder varje punkt på din att göra-lista så att uppgifterna bli små och enkla och tar lite tid.

2. Skapa förväntningar. Skapa förväntningar hos dig själv och hos andra. Berätta för dig själv vad du förväntar dig av dig själv idag. Berätta också för andra vad de kan förvänta sig av dig. Exempelvis: du kan förvänta dig att jag är i tid, du kan förvänta dig att jag levererar en rapport på fyra sidor eller du kan förvänta dig att jag har gjort åtta försök till nästa tillfälle. Se till att endast skapa förväntningar som du kan kontrollera.

3. Deadlines. Sätt dina egna deadlines. Vet du att du jobbar bäst under tidspress och nära deadlines? Sätt dina egna deadlines genom att ha annat inbokat så att du måste bli klar till en viss tid.

4. ‘Hellre att än hur'. Mitt favoritmotto säger: sätt igång, kasta dig ut, börja göra snarare än att kontrollera att det blir perfekt och kontrollera detaljer innan du börjar.

5. Självbild. Genom att se dig själv som en effektiv människa gör att du väljer och agerar utifrån den själbilden. Hur gör och agerar en effektiv person? Studera effektiva personer, härma, fråga och få kreativitetstips och testa hur de fungerar på ditt liv.

6. Tempo. Skapa förutsättningar för ditt favorittempo. Gillar du att det händer massor och att det är fullt ös så var och verka i en sådan miljö. Lyssna på musik som föder det tempot i dig och så vidare. Gillar du lugn och avslappning, sök dig till ett sådant sammanhang.

7. Inspirationskällor. Blanda upp ditt görande med miniinspirationspauser. Uppgifter som ger energi, telefonsamtal, människor, ljudfiler, youtube-klipp, allt som kan ge dig och göra dig full av bubblande energi.

Ta ett steg i taget, du fixar det lätt!

Jag har funderat på det här med introduktion på ett nytt arbete. Introduktionen syftar till att den anställde ska bli insatt i sina arbetsuppgifterna så fort som möjligt. Förutsättningar ska också ges för att anpassningen till arbetskamrater och arbetsmiljö underlättas. Upplägget varierar såklart beroende på vilket arbete det är. I många tjänstemannajobb används olika typer av IT-system och nedanstående exempel baseras på ett sådant arbete.

Så här ska en introduktion se ut enligt mig. Ett första steg är att var och en presenterar sig lite kort. Nästa steg är att presentera organisationen; tillkomst, historik, storlek, mål och vision. Vilka avdelningar som finns och vilken del av organisationen som berörd avdelning tillhör, samt var övriga avdelningar är belägna i byggnaden. En rundvandring kan här vara värdefull, också för att få ett ansikte på ansvariga personer och få reda på mer om vilka som arbetar var. Sedan görs en genomgång av arbetet, vilka arbetsuppgifter som avdelningen ansvarar för och vad dessa går ut på. Att specifikt gå in på själva arbetet kan göras mer praktiskt. Men dessförinnan bör en teoretisk genomgång göras av systemet för att förklara uppbyggnaden och förekommande etiketter.


IT-system. Hur är systemet uppbyggt och vad betyder termerna?
Bild: www.99.se

För att lära sig själva arbetet är det bra att sitta bredvid någon som redan kan arbetsuppgifterna, och sedan succesivt pröva på egen hand - learning by doing. Kunskapen ute i organisationen kan variera, när saker går på rutin kan viss kunskap gå om intet (man vet vad man ska göra men inte varför) varför den tidigare genomgången av systemet och grundläggande termer är nödvändig. För att få en djupare förståelse ska kompletterande utbildning av personalen, efter introduktionen, ske kontinuerligt.

Ligger du steget före, vet du att du behärskar arbetet ordentligt!